Общаясь с пользователями, я заметил, что многие из них, даже и работающие с компьютером несколько лет, не знают как следует возможностей этой замечательной штуковины. Да что там пользователи: год назад я потряс одну программистку, показав ей Suрercalc, который валялся на ее винчестере года два, а она не знала, что это такое. Я знаю пользователя, который за пять лет не удосужился выучить клавишу F8 в Лексиконе и тратит уйму времени, ВРУЧНУЮ переформатируя абзацы.
Но это случаи вопиющие, но многие ли пользователи Word знают, что с его помощью можно отправлять факсы и надпечатывать конверты? Что документы можно (и должно) разрабатывать одновременно на нескольких компьютерах несколькими людьми? Что сводные таблицы в Excel сводят на нет время, требуемое для подготовки квартальных и месячных отчетов? Об этом не знают даже многие профессионалы. Поэтому мы начинаем серию статей о неожиданных возможностях программ, с которыми Вы работаете уже давно. (Пусть даже для кого-то эти возможности будут не слишком неожиданными).
Начнем с самого простого и очевидного - с текстового редактора.
Работая на машинке, Вы боитесь сделать опечатку. Работая же с компьютером, Вы всего-навсего, заметив опечатку, подводите к нужному месту курсор, вставляете или заменяете букву (или буквы, или слова, или даже целые предложения, или абзацы) и работаете дальше, как ни в чем ни бывало. Если бы компьютер позволял делать только это, и ничего другого, и то производительность Вашего труда повысилась бы в три-четыре раза.
Все это знает любой, кто хотя бы немного работал с компьютером. Но знаете ли Вы, что плюс к этому, большинство текстовых редакторов умеют:
-автоматически заменить одно слово на другое по всему тексту? (А это очень здорово, если Вы, положим, правите типовой устав и хотите заменить название фирмы);
-вставлять слова и даже предложения нажатием пары клавиш (например, нажать Ctrl-р, а появится "Российская Федерация"). Это очень удобно, если какие-то слова часто встречаются в Ваших текстах;
-автоматически исправлять слова, в которых Вы часто делаете ошибки и опечатки. Например, есть у Вас прискорбная привычка писать вместо "для" - "дял". Можно подсказать текстовому редактору, и он будет исправлять такие ошибки автоматически, даже не спрашивая Вас.
-проверить Ваш текст на предмет наличия грамматических ошибок. Некоторые крутые программы распознают даже несогласованность падежей и стилистические ошибки. Даже если у Вас абсолютная грамотность, это Вам никак не помешает: опечатки, особенно при скоростном наборе - вещь нередкая!
Вспомните, как проходит у Вас подготовка какого-нибудь отчета? Ну да, Вы готовите текст, сдаете его на машинку. Машинистка печатает (разумеется, с ошибками), Вы их выправляете и отдаете на согласование. Начальство говорит: это убрать, это переставить вот сюда, вот здесь добавить то-то. Вы переделываете текст: выстригаете фрагменты, подклеиваете, зачеркиваете, переписываете и получившийся безобразный рулон отдаете опять-таки на машинку. Машинистка, естественно, печатает все от начала до конца заново, делая неизбежные опечатки, временами не разбирая Вашего почерка. Делается это минимум день. Получившийся текст Вы опять сдаете начальству... ну и так далее.
Набрав же текст на компьютере, Вы можете сохранить его в виде файла и потом в любой момент вызвать его для корректировки. Что это Вам дает?
На машинке, если Вы допустили ошибки и это выяснилось после того, как текст уже напечатан, Вы перепечатываете весь текст. На компьютере достаточно вызвать его с диска, подправить только изменяемые места, а печатает пускай принтер, он железный! Следовательно, большой выигрыш Вы получаете, если работаете на компьютере с большими часто изменяемыми текстами (например, отчет или договор в стадии согласования).
Но не только с ними. Большой выигрыш Вы получаете и при работе с типовыми документами.
На машинке: если у Вас есть документ, очень похожий на тот, который Вы хотите напечатать, Вы печатаете его заново.
На компьютере: если у Вас есть в файле документ, очень похожий на тот, который Вы хотите напечатать, достаточно вызвать его с диска, подправить, а запомнить под другим именем.
Таким образом, сочетание всего трех операций: Сохранить, Загрузить и Печатать немедленно повышает производительность Вашего труда. Даже если Вы научитесь делать только это, большой прогресс в Вашем труде будет обеспечен.
Это опять-таки знают все, кто хоть немного работал с компьютерами. Но знаете ли Вы, что:
-неудобные 8-символьные английские имена файлов можно заменить на длинные русские (например, вместо Dogardk.txt файл может называться "договор аренды с домом культуры"). Для этого нужно всего лишь перейти на Windows 95;
- хорошие текстовые редакторы (например, Word for Windows) способны найти нужный Вам файл среди множества, даже если Вы помните о нем только то, что его имя начинается с буквы "D", а в тексте есть слово "аренда". Редактор отберет все подходящие файлы на диске и покажет их Вам.
-вы можете узнать про Ваш файл все: дату последней коррекции, общее время, потраченное на работу с ним, и т.д. из так называемой сводки. По этой же сводке Вы можете искать файл. Например, запрос может быть сформулирован так: "я работал последний раз над этим файлом 10 октября, в нем упоминалась фирма ЕТТ, найди мне этот файл".
Со временем у Вас накопятся образцы файлов на все случаи жизни: договор аренды, договор мены, акт сдачи-приемки и так далее. Какое облегчение Вашей работы!
Конечно, неплохо было бы делать одни документы на основе других. Например, написать образец текста договора и сохранить его в файле dogopaz.doc. А потом, если нужно сделать какой-нибудь договор, просто открыть dogopaz, исправить его и сохранить под другим именем. Собственно говоря, так и поступают обычно пользователи. А знаете ли Вы, что Word for Windows 6.0 (и не только он) позволяет упростить процедуру. Он различает файлы двух типов: документ и шаблон (образец) документа. Вы можете создать образец договора, записать как файл-образец, а потом создавать документы ПО ОБРАЗЦУ. Во-первых, образец при этом не портится. А во-вторых, шаблонов куда меньше, чем документов, и искать их намного легче. Тем более, как только Вы начинаете создавать документ, Word сам предлагает Вам на выбор кучу шаблонов как Ваших, так и своих. И чего там только нет - от образца письма с отказом в приеме на работу до образца оформления небольшой газеты. Бери, пользуйся и не изобретай велосипед!
Любой приличный редактор текстов позволяет менять шрифты, размеры букв, а также изменять характеристики абзаца (поля, расстояние между строками и т.д.). Однако большинство пользователей использует эти возможности варварски. Например, если документ состоит из заголовков и собственно текста, они просто выделяют абзац за абзацем и меняют их оформление. На самом же деле нужно создать два стиля оформления ("заголовок" и "текст"), описать их (шрифт, размер, выравнивание и т.д.), а потом просто указать для каждого абзаца, каким стилем его оформлять. И тогда потом, если Вы захотите изменить оформление, положим, заголовков, Вам не надо будет выделять все заголовки. Вам надо будет просто изменить стиль "заголовок", и все заголовки переоформятся сами.
Но и это еще не все. Разработанные Вами стили можно использовать не только в одном документе. Их можно сделать доступными для других документов. Например, можно разработать общие для всей фирмы стили оформления договоров. И людям меньше голову ломать над оформлением, и единообразие установится. Всем хорошо.
Любой приличный редактор текстов позволяет просматривать одновременно несколько текстов и копировать фрагменты из одного в другой. Это значит, например, что, если у Вас есть договор об аренде с фирмой А и договор купли-продажи с фирмой Б, то Вы моментально смастерите договор об аренде с фирмой Б, перетащив все необходимые данные из этих двух файлов, не набирая ни строчки нового текста.
Но это еще не самое главное. Это еще не составной документ. Вот когда Вы можете включить в документ объекты другого вида (например, графики, таблицы, да даже и звуковые файлы и видеофильмы), причем эти объекты могут находиться в других файлах, но как только они изменятся там, немедленно изменится и Ваш документ, вот это называется составным документом. И что, это фантастика? Да нет, это нормальный стиль работы в Windows.
Еще интереснее, если объекты, связанные с Вашим документом находятся вообще не на Вашем компьютере, а на других компьютерах, соединенных в локальную сеть.
Что это Вам дает? Вы и группа Ваших сотрудников готовите большой отчет. Сотрудник Иванов рассчитывает данные за 1994 год, сотрудник Петрова пишет вводную часть, сотрудник Сидоров делает сравнительные диаграммы за последние четыре года. Каждый делает это за своим компьютером. Однако Вы видите у себя на экране отчет полностью, причем в самом последнем состоянии. Помимо того, что Вы можете контролировать процесс, Вы еще и избавлены от проблем типа "Ах, мы забыли вставить в текст откорректированный график!"
Представим себе, что перед Вами стоит задача: отправить двести писем Вашим клиентам с сообщением о том, что у Вас появился новый товар или услуга. Можно, конечно, завести шаблон и впечатывать туда по очереди двести фамилий и адресов. Но, если эта процедура повторяется больше одного раза, имеет смысл записать фамилии и адреса в таблицу Word. Тогда все получается гораздо проще. Вы составляете "рыбу" письма и указываете, в каком месте должен стоять адрес, в каком имя, и т.д. После этого Word АВТОМАТИЧЕСКИ печатает двести писем и конвертов, каждый раз подставляя нужные значения в нужное место.
А если мне нужно отсылать письма не всем клиентам, спросит внимательный читатель. А в Word есть средства, позволяющие отфильтровать базу данных, скажу я. Например, отобрать из нее только тех, кто живет в Красноярске.
А если эти фамилии и адреса находятся не в таблице Word, а положим, в базе банных, созданной при помощи FoxРro, спросит въедливый читатель. Ради бога, скажу я. Хоть в FoxРro, хоть в Рaradox, хоть в Excel.
Как Вы обычно отсылаете факсы? Готовите документ в текстовом редакторе, печатаете на принтере, потом дозваниваетесь до Вашего абонента, запихиваете лист в факс... Все можно делать гораздо проще, если Вы имеете факс-модем и программу типа Faxline. Вы прямо из текстового редактора отправляете документ не на принтер, а на факс-модем, указав абонента или даже список абонентов. Дальше все происходит без Вашего участия. Программа автоматически дозванивается до абонентов и отсылает документы, причем учитывает, в какое время факс у них стоит на приеме (эту информацию Вы занесли в базу данных, когда регистрировали очередного абонента). Вам остается только время от времени заглядывать в окно отчета: что ушло, что пришло...
Есть еще много замечательных возможностей, но об этом - в следующий раз. Присмотритесь как следует к Вашему текстовому редактору - может быть, в нем есть нечто, чего Вы о нем не знали? Конечно, не любая программа может делать все, о чем я сегодня рассказал. Но это может делать, например, Word 6.0 for Windows, частично - Ami Рro, и так далее. В следующих выпусках мы поговорим об этих возможностях поподробнее.
Опубликовано: ON LINE N2 1995
© Алексей Бабий 1995